L'activity-based working : ce concept discret qui révolutionne le bureau

L’aménagement par les usages, c’est le concept qui sous-tend tous les projets d’aménagement de l'espace de travail aujourd’hui, ou presque. Plus discret que ses copains l’open space et le flex office : il ne fait pas les gros titres, personne n'en parle. Pourtant, son efficacité est démontrée : pour ceux qui utilisent pleinement les espaces proposés en activity-based working, la satisfaction et la productivité éprouvées son meilleures que dans d'autres types d'aménagements.

Dans ce numéro de Work & the City, on rectifie le tir en faisant la lumière sur ce concept : en quoi il consiste, comment le mettre en oeuvre, ses bénéfices, limites et défis. Peut-être ces éléments pourront-ils inspirer des réflexions en cours ou nourrir un projet qui débute ! Bonne lecture :)

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Chaque usage à sa place, une place pour chaque usage

Au fondement de l'activity-based working ou aménagement par les usages en bon français, il y a le constat de la complexification et de la diversification des métiers de bureaux (et tous les métiers en général, mais ceci est une autre histoire), à commencer par l'explosion du travail collaboratif. D'après le chercheur Rob Cross qui a dédié sa carrière au sujet, le temps que nous consacrons aux tâches collaboratives aurait explosé d'au moins 50% dans les dernières décennies.

Avec l'intelligence artificielle, et l'automatisation des tâches routinières et répétitives pour laisser place à des activités analytiques, créatives et d'apprentissage, cette dynamique devrait se renforcer, sans compter le développement du télétravail qui génère une forte attente d'interactions au bureau.

Problème : qui dit interactions dit distractions, et peut-être même, nuisances. Dans les open spaces comme dans les bureaux fermés partagés, s'observe alors une notion bien connue des urbanistes, les conflits d'usage. Le besoin de concentration au bureau, contrairement aux idées reçues, n'a pas disparu, et des personnes réalisant des activités différentes au sein d'un même espace se gênent mutuellement. À cette situation sous-optimale, l'activity-based working apporte une double réponse : des espaces multiples et variés pour offrir les cadres adaptés à chacune de ces activités, mais également pour limiter les nuisances entre elles.

Mobiles, vous serez

La clé de l'activity-based working réside dans la diversité des espaces proposés, avec une réflexion approfondie sur la compréhension de chaque usage et un effort sur les configurations spatiales et d'ambiances différenciées et innovantes.

Son principal défi est alors de faire en sorte que les utilisateurs, les salariés, se déplacent vraiment entre ces espaces et les utilisent en alternance les uns les autres. Rien de pire (et de plus fréquent) que des mètres carrés gaspillés car un (ou plusieurs) des espaces imaginés n'aura pas trouvé son fonctionnement, et n'aura pas été approprié.

Ce défi de la mobilité au bureau, incarné par les photos de trottinettes dans les start-ups est aussi louable et que difficile. Louable, car il fait des journées aux bureaux un remède à la sédentarité, fléau de notre époque. Les bureaux tentent d'ailleurs de plus en plus de promouvoir un design actif, encourageant le mouvement, dans une optique de travail en bonne santé.

Difficile aussi, car rester de longues heures à un même poste, dans un espace familier, a quelque chose de rassurant. Cela crée des repères et des routines pour les salariés. Ce territoire, qu'on considère un peu comme nous appartenant et qu'on va personnaliser en fonction de soi, est structurant dans le rapport au travail. Il incarne le lien du salarié à l'entreprise, résonne avec la perception de son statut et participe à la création d'un cadre sécurisant psychologiquement.

De plus, tous les métiers n'ont pas la même diversité d'activité. En 2018, l'institut européen Leesman sortait ce chiffre dans sa célèbre publication The rise and rise of activity-based working : 30% des occupants de bureaux activity-based seraient des "squatters". Ils ne se déplacent presque pas d'un espace à l'autre et expérimentent une version dégradée de leur espace de travail. Contrairement à ce qu'on pourrait penser, les plus jeunes sont les moins mobiles, ce qui révèle bien l'enjeu de repères et de cadre sécurisant.

Le Flex office, vrai ou faux jumeau de l'ABW ?

Quoi de mieux pour susciter la mobilité au bureau que de mettre fin à l'attribution des places ? Le bureau personnel, ce cocon qu'on a décoré à son image et qui nous sert de point d'ancrage peut être un frein à notre rayonnement dans l'espace. À l'inverse, le Flex office partage toutes les positions de travail et mise sur un roulement des salariés entre celles-ci : quand je passe un long moment en salle de réunion, je libère une précieuse place dans l'open space ou en endroit calme pour un collègue qui en aura besoin.

La fixation du temps d'absence à partir duquel il est nécessaire de libérer sa place fait d'ailleurs partie des sujets les plus épineux à travailler parmi les règles de vie.

Pourtant, l'on constate sur le terrain que toutes les entreprises ne sont pas prêtes à franchir une marche aussi haute que celle du flex office, alors qu'un réaménagement des espaces de travail entraîne déjà de grands changements d'habitudes. Dans l'étude récente que nous avons menée avec Yemanja, c'est un projet sur deux de l'échantillon qui a écarté cette option.

La diversification des espaces de travail dans une logique activity-based, avec notamment un meilleur traitement des espaces informels et collaboratifs reste toutefois le fil rouge des projets. Discret, ce concept, on vous l'avait dit :)

Reste, pour les employeurs, à accompagner le changement des pratiques (formats de réunion, d'interactions, libération de temps pour les échanges en présentiel, etc.) pour rendre les salariés mobiles dans l'espace et s'assurer que ceux-ci rendent bien le service prévu aux utilisateurs.

Dans les bureaux de.... Gabi, jam sessions et clim chez Deezer à Paris

Gabi, présentez-nous votre bureau ! Nos bureaux sont situés dans un magnifique immeuble hausmanien près de Pigalle à Paris. L'intérieur est moderne tout en conservant le charme parisien. Les bureaux consistent principalement en espaces ouverts, ponctués de nombreuses salles de réunion. Les cadres supérieurs ont des bureaux privés. Nous avons une cafétéria avec café, frigos, micro-ondes, tables de déjeuner et jeux comme le baby-foot ou les fléchettes. Et nous avons un rooftop pour les pauses !

Revenez-vous souvent au bureau aujourd'hui ? Qu’est-ce qui vous plaît le plus en y allant ? Je trouve l'aspect social du bureau vraiment agréable. Nous avons la tradition hebdomadaire de nous réunir autour d'un verre et d'une session de musique le jeudi, afin de mettre en avant les talents musicaux qui animent notre entreprise et sont au coeur de notre mission ! Notre cafétéria se transforme alors en salle de concert... ​

​Qu'avez-vous à votre bureau que vous n'avez pas à la maison ? Nous avons une salle de sport sur place, mais elle est au sous-sol, sans fenêtre, et donc pas très utilisée. Ce que j'apprécie vraiment, c'est l'espace, la climatisation et la possibilité d'accéder au toit. Vue la taille des appartements à Paris, disposer de cet espace de travail est un vrai bénéfice !

On a repéré aussi...

Les supermarchés bientôt inscrits au patrimoine ? Ça se passe à Londres, dans le district de Westminster et plus précisément à Soho. Là-bas, il est plus facile de trouver un cocktail branché qu'une boîte de Kleenex. Pour y remédier, un supermarché Tesco vient d'intégrer la liste des "biens de la communauté" (assets of community value), destinée à protéger de la spéculation immobilière les aménités et lieux qui rendent un service particulier au quartier.

Comment supprimer les emplois sans se prendre un bad buzz sur les réseaux sociaux ? C'est ce que se demandent certains patrons américains. Tiktok, bientôt plus craint que la CgT ?

À bientôt en 2024 ! Camille Rabineau & l'équipe de Comme on travaille

Cette newsletter vous est préparée par Comme on Travaille, cabinet de conseil spécialiste des nouveaux modes & espaces de travail. Nous accompagnons les entreprises déterminées à faire de leurs projets d'aménagement des projets humains, en utilisant le co-design et les outils de l'intelligence collective. Si vous aimez nos analyses et souhaitez nous encourager, pensez à nous pour vos conférences, ateliers et accompagnements de projets liés aux nouveaux modes de travail dans votre organisation !
Présentez-nous votre projet en prenant un RV téléphonique ici !​

​Camille Rabineau - Comme on travaille - camille@commeontravaille.fr